Projekt Einsparzähler - WirkungsvollePraesentationen

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Wirkungsvolle Präsentationen erstellen

A. Definition

Eine Präsentation bezeichnet grundsätzlich die zielgerichtete Aufbereitung von Informationen für das Publikum. Hierbei sollen Inhalte optimiert, veranschaulicht und visualisiert oder aber Personen und Sachen dargestellt werden.

Die Bandbreite an möglichen spezifischen Präsentationen umfasst Warendarbietungen im Supermarkt, Internetpräsenz (Homepage), Multimediapräsentationen oder Ähnliches.(1)

1. Arten

Es gibt zahlreiche Arten von Präsentation. Einige Beispiele wären:

1) Imagepräsentation
2) Unternehmenspräsentation
3) Akquisitions- und Angebotspräsentation
4) Marketing- und Vertriebspräsentation
5) Seminar- und Trainingspräsentationen
6) Präsentationen vor einem Entscheidungsgremium(2)

B. Persönliche Vorbereitung

Im Rahmen der persönlichen Vorbereitung ist es erfolgsbestimmend und signifikant definierend für das Resultat wie viel man in die Vorbereitung einbringt um das gewünschte Resultat zu erwirken. Sinngemäß kann dies auf die kurze Formel: "You get what you pay for" übertragen werden.

1. Kontext:

1) Was ist der Hintergrund der Präsentation?
2) Wie ist die Aufgabenstellung konkret?
3) Warum halte ich die Präsentation?
4) Nutze ich Hilfsmittel für die Präsentation?
5) Benötige ich Materialbeschaffungsprozesse?
6) Was ist die passende Kleidung?

C. Inhaltliche Vorbereitung

Die Inhaltliche Vorbereitung stellt einen wichtigen Punkt bei der Erstellung einer wirkungsvollen Präsentation dar.

1. Adressatenanalyse

Um nicht an der Zielgruppe vorbei die Präsentation zu gestalten, ist eine Adressatenanalyse unumgänglich.

In diesem Zusammenhang muss der Präsentierende einige Punkte evaluieren:

Die Art der Teilnehmer und deren Kenntnisstand spielen eine wichtige Rolle. Gegebenenfalls muss die Präsentation an den Kenntnisstand des Publikums angepasst werden. Es sollte ebenfalls abgewogen werden, wie das Interesse der Zuhörer geweckt werden kann. Somit kann das Gefühl einer lästigen Pflichtveranstaltung vermieden werden.

2. Zielstellung

Die Zielstellung der Präsentation wird in der Regel durch den Auftraggeber definiert.

3. Auftraggeber

Der Auftraggeber ist durch die äußeren Gegebenheiten festgelegt. Die Gestaltung der Präsentationsform wird deshalb durch diesen grob definiert.

Als Beispiel wäre die FH Schmalkalden, Fakultät Wirtschaftsrecht, mit der Prüferin Frau Uri in unserem Falle, zu nennen.

4. Thematische Ausrichtung

Die thematische Ausrichtung ist durch den Auftraggeber von Anfang an gegeben.

5. Einstiegslevel

Das Einstiegslevel illustriert den vorhandenen Kenntnisstand des Publikums. Die Präsentation muss immer darauf angepasst werden, das Verständnis der Zuhörer zu erleichtern oder gar erst zu ermöglichen.

6. Zeitlicher Kontext

Es ist weiter festzustellen, in welchem zeitlichen Rahmen die Präsentation anvisiert ist. Dieser ist in der Regel definiert und sollte auch eingehalten werden. Zu beachten ist, dass anschließende Diskussionen und Fragerunden im zeitlichen Kontext enthalten sind.

7. Unterbrechungen, Störungen

In jedem Fall sollte man sich auf Unterbrechungen und Störungen einstellen. Diese können sich in Form von Unruhe des Publikums oder auch durch technische Probleme darstellen. Auf Unterbrechungen ist adäquat und verhältnismäßig zu reagieren. Gegebenenfalls kann um Ruhe des Auditoriums gebeten werden.

8. Folgediskussion

Schon bei der Vorbereitung der Präsentation müssen sich Gedanken über mögliche Folgediskussionen gemacht werden. Es kann überlegt werden, welche Fragen gestellt werden könnten, um sich gewisse Antwortmöglichkeiten parat zu legen.

9. Formale Erfordernisse

Durch die formalen Erfordernisse können gewisse Anreden, womöglich auch eine kurze Vorstellung anwesender Personen notwendig werden. Beispiele für eine protokollarisch notwendige Anrede wären: Professor, Minister, Oberbürgermeister,...

10. Audiovisuelle Hilfsmittel

Der Einsatz von audiovisuellen Mitteln sollte ausgiebig evaluiert sein. Bei einer Vielzahl von Präsentationsarten bietet es sich nicht an, Videos zu zeigen, da diese in den hinteren Reihen der Zuhörer schwer zu erkennen sind und auch der Verständlichkeitsaspekt fraglich ist. Des Weiteren sollten audiovisuelle Hilfsmittel den Inhalt der Präsentation näher bringen und nicht als reines Beiwerk genutzt werden. Auch hier gilt es sich dem Gebot von Maß und Mitte zu verschreiben. Eine überladene Präsentation wirkt ebenso unangemessen wie ein vollbeschriebenes Power Point Chart in Größe 12.

11. Ort, Zeit, Räumlichkeit

Vor jeder Präsentation sollte die räumliche Situation frühzeitig geklärt sein. Dies ist insofern wichtig, um planen zu können, welche technischen Geräte gegebenenfalls gebraucht werden, ob räumliche Veränderungen angestrebt werden müssen bzw. ob genutzte Abbildungen auch in den hinteren Reihen klar zu erkennen sind.

Die Zeit stellt einen weiteren wichtigen Punkt dar. Es ist zu raten, frühzeitig den Ort der Präsentation aufzusuchen, um ungeplante technische oder anderweitige Probleme vor dem Start der Präsentation noch beheben zu können.


Abb.1

12. Kleidung

Die Kleidung steht unter dem Aspekt: "Kleider machen Leute".
Jede Präsentation bringt einen eigenen Kleidungsstil mit sich. Es ist demnach vorher abzuwägen, ob man sich angemessen gekleidet hat. Auf dem hypothetischen Weltgipfel der Nudisten bietet es sich beispielsweise in den meisten Fällen nicht an, im Anzug zu erscheinen.

13. Lampenfieber

Bei vielen Vortragenden herrscht Lampenfieber. Durch frühzeitiges und ständiges Üben der Präsentation, durch einfache Hilfsmittel, wie Karteikarten oder auch Schlagworte auf den Charts lässt sich die Unruhe und Nervosität vor und während des Vortrags vermindern oder gar ganz abschalten.

D. Textvorbereitung

1. Selbstüberzeugung

Im Vorfeld der Textvorbereitung ist es von besonderer Bedeutung, dass die Selbstüberzeugung hinsichtlich der Thematik in einem Rahmen der hohen inhaltlichen Identifikation mit dem Thema gegeben ist.

2. Überzeugung bezüglich der eigenen Person und der zu behandelnden Aufgabe

Neben der grundsätzlichen Überzeugung, sich der inhaltlichen Thematik anzunehmen, ist es aus psychologischer Sicht wichtig, dass der präsentierende sich selbst im Stande sieht der zu behandelnden Aufgabe gewachsen zu sein und nicht das Risiko besteht, dass unverhältnismäßige Versagensängste die Präsentation zu einem unüberwindbaren Hindernis werden lassen. Hierbei ist der elementare Part, dass der Vortragende sich sicher ist, der Aufgabe nach internen und externen Maßstäben erfolgreich gerecht werden zu können.

3. Den Nerv treffen

Als Vortragender ist das Publikum in gewissem Maße auch ihr Kunde. Und so wie der Kunde im Sprachgebrauch optimalerweise den König darstellt, sollten Sie mit Ihrem Vortrag Verstand und Gefühl des Publikums durch die Präsentation erreichen und so für Ihre Sache werben.


Abb.2

4. Verdeutlichung

In diesem Schritt soll das Näherbringen des Ziels der Präsentation, des Nutzens, des Vorteils und der Umsetzungsstrategie zur Realisation der Präsentation bearbeitet werden.

5. Redemanuskript

Das Textkonzept entspricht in ausformulierter Form dessen, was im Rahmen der Präsentation vermittelt werden soll. Das Resultat stellt somit das Redemanuskript dar.

E. Textkonzept

1. Ziel:

Der erste Schritt sollte die Definierung des Ziels sein, um genau festzulegen, welche Informationen vermittelt werden sollen. Meistens ist dies jedoch durch den Auftraggeber vorgegeben. Weiter müssen Unklarheiten und nicht genannte Optionen durch den Präsentierenden frühzeitig selbst definiert werden, damit Unklarheiten nicht das weitere Verhalten und Vorgehen blockieren.

2. Potenzielle Aufbaustrukturen:

Eine Möglichkeit des Aufbaus ist die klassische Struktur, bestehend aus Einleitung, Hauptteil und Schluss.

Weitere Aufbaustrukturen sind:

-Einleitung, Darstellung & Co.
-Historie und Ausblick
-Erörterung
-Zusammenführung
-Problem und dessen Ursachen
-Ergebnisse, Auswertungen

3. Grobgliederung:

Die Grobgliederung ist der grundständige Prozessschritt bei dem Textkonzept, denn hiervon ausgehend strukturiert sie die weiteren Prozesse. Diese Art der Strukturierung ist entscheidend für die Recherche nach weiteren Informationen und benötigtem Hintergrundwissen.

4. Materialsammlung:

Bei der Materialsammlung sollten unter Bezugnahme der Grobgliederung die Informationen herausgefiltert werden, die für die Zielerreichung Relevanz entfalten.


Abb.3

5. Ordnen:

Im Folgenden müssen jegliche Textbausteine und Texte analysiert und systematisch geordnet werden. Dabei ist abzuwägen, was als wichtig oder unwichtig erscheint und demnach zielführend ist.

6. Strukturierung:

Die Strukturierung erfasst verschiedene Prozessschritte, die den geeigneten Redeaufbau, den Transfer von der Grobgliederung zur Feinstrukturierung durchführen und sowohl die logische wie die inhaltliche Zuordnung vorsieht.

--> Redemanuskript

7. Entscheidungsfindung

Unter dem Punkt der Entscheidungsfindung gilt es das geeignete Präsentationsmedium zu finden. Dies kann neben der computergestützten Powerpoint, ein Vortrag mittels Overhead, Diashow oder aber auch eines Rollenspiels gänzlich oder in Teilen sein.

8. Visualisierungsoptionen:

Abbildungen, Diagramme oder auch Animationen sind dann zu empfehlen, wenn diese den Inhalt ergänzen oder zur besseren Verständlichkeit dienen. Visualisierungsoptionen können auf verschiedene Weise präsentiert werden, sei es ein Flipchart, eine Tafel, ein Overheadprojektor oder auch in der Präsentation selbst.

9. Fusion Text und Visualisierung:

Als weiterer Prozessschritt ist die Fusion aus Text und Visualisierungen anzusehen. Hier gilt es ein ausgewogenes Verhältnis aus eben jenen zu finden und Visualisierungsoptionen zu wählen, die passend und der Situation angemessen erscheinen.

10. Moderationskarte:

Der Einsatz von Moderationskarten dient dazu, den Leitfaden der Präsentation beizubehalten. Ein reines Ablesen ist nicht zielführend. Sie stellen weiter primär eine Hilfe, in Form eines "Blitzableiters", dar, die dazu dient, während der Präsentation keine Nervosität vor dem Publikum auszudrücken indem die Hände und Haltung durch diese definiert werden.

Eine Moderationskarte sollte eine Größe von DIN A6 nur in Ausnahmen überschreiten, wobei eine Beschriftung im Querformat zu empfehlen ist. Eine Nummerierung der Karten verhindert, dass der Präsentierende durcheinander kommt. Die Moderationskarten sind mit Stichpunkten oder Schlagworten zu beschreiben, da diese lediglich als Gedankenstütze dienen und keineswegs dazu verleiten sollen einen Text stur abzulesen.

F. Zeitliche Rahmenbedingungen

80/20-Regel:

Abb.4

Die zeitlichen Rahmenbedingungen einer Präsentation sollten grundsätzlich genau bedacht werden um im Sinne eines professionellen Auftretens und einer adäquaten Balance die Wirkung entsprechend zu entfalten. Neben dem kalkulierbaren Aspekt, dem eigenen Redeanteil- welcher mit 80% eingeplant wird gilt es 20% für nicht planbare oder unvorhergesehene Ereignisse zur Verfügung zu stellen.

Hier könnten beispielsweise ein Ausfall der Technik, Zwischenrufe, Demonstrationen oder anderweitige Unterbrechungen ebenso wie Anschlussfragen oder eine Folgediskussion berücksichtigt werden.

G. Demonstration Gliederung & Ablauf

Ein Beispiel einer Gliederung könnte wie folgt gestaltet sein:

I) Begrüßung
II) Hinweis auf Ziel und Ablauf
III) Worterteilung
IV) Hauptteil
V) Ende, Dank, Fragerunde, Verabschiedung

H. Außenwahrnehmung

Eine Präsentation ist nie ausschließlich eine Darstellung Ihrer eigenen inhaltlichen Fähigkeiten im Kontext zur Präsentation. Vielmehr verdeutlicht Gesamtpaket, aus Inhalt, Stimme und besonders Körpersprache die externe Wahrnehmung Ihrer Präsentation.

Bemerkenswert erscheint an der so genannten „7-38-55-Regel“, dass Körpersprache und Stimme die dominierenden Teile darstellen, während der Inhalt in der Gesamtwahrnehmung mit 7% einen nahezu peripheren Anteil ausmacht. Vor diesem Hintergrund ist es deshalb wichtig, dass freies, sicheres Sprechen den Vorzug vor einer abgelesenen Präsentation behält. Sollte der Vortragende einen Punkt übergehen ist dies kein so großes Defizit, wie wenn die Präsentation völlig unverständlich abgelesen wird.




Abb.5

I. Praxistipps

1. Vermeidung von Reizüberflutung

Die Reizüberflutung kann dazu führen, dass das Publikum vom eigentlichen Inhalt der Präsentation abgelenkt wird und sich nicht auf primäre Punkte konzentrieren kann. Im Ergebnis wird dies durch schnelle Müdigkeit, Unruhe oder auch sinkende Aufmerksamkeit erkennbar. Schriften mit „shadows“, die Überfrachtung der Charts mit Texten, Grafiken und Effekten sowie eine hohe Anzahl von Charts sind zu Vermeiden. Ferner sollten einzelne, übersichtliche Charts genutzt und diese in logischer Reihenfolge erklärt werden. Lange Sätze müssen durch präzise Schlagworte ersetzt werden.

2. Grafische Unterlegung

Bei der grafischen Unterlegung muss der Sinn einer Grafik durchdacht werden. Diese sollte immer zum besseren Verständnis oder zur Ergänzung des eigentlichen Inhalts dienen. Bilder und Diagramme müssen in jedem Fall sinnvoll eingesetzt werden, um komplizierte Sachverhalte schneller beschreiben zu können. Wichtig ist, dass Worte keine Abbildungen darstellen.

3. Umrandungen

Einengende Umrandungen von Texten oder Textpassagen müssen immer vermieden werden. Jene haben immer die Wirkung von einer Traueranzeige.


Abb.6

4. Komplexe Zeichnungen

Komplexe Zeichnungen, wie technische Zeichnungen oder umfangreiche Diagramme und Tabellen können grundlegend in eine Präsentation eingebaut werden. Dies ist jedoch nur dann ratsam, wenn sie sich im Handout für die Zuschauer wiederfinden. So kann im Nachhinein die Abbildung genauer betrachtet und verstanden werden, da die Lesbarkeit auf einer weit entfernten Leinwand nur bedingt gegeben ist.


Abb.7

5. Langtexte

Langtexte haben auf Charts nicht zu suchen. Werden gesprochene Texte gleichzeitig in der Präsentation abgebildet, so wird die Aussage entwertet. Zu empfehlen wäre die Verwendung von Schlag- und Stichworten oder Kernaussagen. Diese können dann während der Präsentation mit dem Redetext umrandet werden. Das erreicht die Emotionalität des Publikums.

6. Schriftgrad, Hervorhebungen

Bei einer Präsentation sollte ein möglichst großer Schriftgrad (ab Schriftgrad 24) sowie eine klare Schrift, wie beispielsweise Arial verwendet werden. Es ist unbedingt zu beachten bei einer Schriftart zu bleiben. Für Hervorhebungen bieten sich Fettdruck, Unterstreichungen oder Kursivschrift an. Weiterhin muss auf Groß- und Kleinschreibung, zur besseren Erkennbarkeit der Worte, geachtet werden.

7. Effekte

Animationen verleihen der Präsentation Bewegung und Lebendigkeit. Spannung wird aufgebaut, Wichtiges wird hervorgehoben und die Übersichtlichkeit wird gesteigert. Hilfreiche Effekte können sich in Form vom Einblenden einzelner Schwerpunktaussagen, eines Schiebeeffekts ganzer Charts zur Verdeutlichung eines neuen Abschnitts oder durch ein Wegklappeffekt ganzer Charts , zur Verweisung einer neuen Seite, darstellen.

Auch die Farbauswahl stellt einen wichtigen Punkt einer Präsentation dar. Typisch sind unternehmensinterne Farb- und Gestaltungsvorlagen.

Generell gilt es, einen Kontrast zwischen Hintergrund und Text herzustellen, z.B. durch schwarze Schrift auf einem hellen Hintergrund. Dies erleichtert die Lesbarkeit erheblich. Hintergrundfarben können auch eine emotionale Wirkung haben. Blau wirkt sachlich, Grün beruhigt, Gelb stellt die Kreativität in den Mittelpunkt und Rot wirkt aggressiv.

8. Kleider machen Leute

"Kleider machen Leute" mag simpel klingen, ist aber im Endeffekt ein entscheidender Faktor. Während Over- und Underdressed meist nicht zur Entspannung beitragen, sollten Sie stets angepasst der Situation sein. Wenn möglich ist es von Vorteil eine Nuance schicker zu sein als Ihr Gegenüber.


Abb.8

9. Rituale einhalten - ruhig bleiben

Im Vorfeld einer Präsentation gilt es Ruhe zu bewahren. Nervosität über einem gewissen Maße steigert weder Konzentration noch schärft die Sinne, sondern veranlasst uns meistens schneller zu sprechen, unsere Gedanken nicht adäquat ausdrücken zu können und den Faden zu verlieren. Deshalb gibt es gewisse Grundregeln einzuhalten. Optimieren Sie Ihre Organisation um nicht im Vorfeld bereits in eine Stresssituation zu gelangen. Setzten Sie sich "Kontrollpunkte"; zu denen sie (Teil-)Prozesse abgeschlossen haben wollen.

Behalten Sie darüber hinaus ihre täglichen Rituale wie Schlafens- und Aufstehzeiten bei und übersteigern Sie nicht künstlich die Bedeutung der Präsentation. Indem Sie sie selbst bleiben werden sie automatisch ruhiger.

10. Rhetorik, Gestik, Mimik

Analog der "7-38-55"-Regel definieren unsere Stimme und Körpersprache zu 93% unsere Außenwahrnehmung. Die Sprachart, möglichst laut, deutlich und verständlich zusammen mit einer situativ angemessenen Gestik und Körperhaltung unterstreichen hier das Können und Selbstbewusstsein der Aufgabe gerecht zu werden. Maßgeblich ist hierfür, dass man sich weder versteckt noch die ausladensten Begrüßungsgesten aus gefühlten 20 Jahren "Wetten dass?" mit Thomas Gottschalk im Hörsaal nachzustellen.

Präsentation vom 01.06.2015 der Projektgruppe: Kuhn/Kusnierz zu dem Thema: Wirkungsvolle Präsentationen erstellen

Literaturverzeichnis

(1) Onpulson Wirtschaftslexikon; URL 1: http://www.onpulson.de/lexikon/praesentation/ (Abgerufen am 05.06.2015, 14:30)
(2) Onpulson Wirtschaftslexikon; URL 1: http://www.onpulson.de/lexikon/praesentation/ (Abgerufen am 05.06.2015, 14:30)
(3)

Bildverzeichnis

(1) Abb.1: http://www.europages.com/filestore/product/69/e4/tix_02_c7cc484d.jpg (Abgerufen am 04.06.2015, 18:15)
(2) Abb.2: https://i1.wp.com/img.timeinc.net/time/daily/2008/0811/obama_wins_a_1104.jpg (Abgerufen am 04.06.15, 18:45)
(3) Abb.3: Materialsammlung-650x978.jpg (Abgerufen am 03.06.2015, 11:40)
(4) Abb.4: Eigene Darstellung der 80/20 Regel
(5) Abb.5: http://www.bmtd.de/7-38-55_botschaften_und_kommunikationswirkung (Abgerufen am 02.06.2015, 13:45)
(6) Abb.6: Eigene Darstellung eines umrandeten Textes
(7) Abb.7: http://www.imo.de/uploads/tx_rlmpflashdetection/wdh_diagramm_1.gif (Abgerufen am 04.06.2015, 10:15)
(8) Abb.8: WIRTSCHAFT/3/Bilder/WIRTSCHAFT_0e462b3f-a2bf-4555-b398-bce8f89871fe-- 598x337.jpg (Abgerufen am 01.06.2015, 18:45)