Projekt Einsparzähler - ProjektmanagementMethoden

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Kategorie: Projektmanagement und -methoden

Jedes einmalige Vorhaben (Projekt) im Rahmen des Studiums (oder der Arbeit) muss innerhalb einer vorgegebenen Zeit mit temporär verfügbaren Kosten und Mitteln, sei es Personal oder Finanzen, umgesetzt werden. Ein solches Projekt wird von dem Projektleiter organisiert. Damit das Projekt nicht in die Hosen geht, wird ein ordentliches Projektmanagement mit einer geeigneten Projektmanagementmethode benötigt.

Das Projektmanagement bezieht sich auf die Initiierung, Planung, Überwachung und Steuerung, sowie auf den Abschluss eines Projektes. Projektmanagementsysteme beschreiben, wie die einzelnen Tätigkeiten umzusetzen sind. Typische Inhalte eines Projektmanagementsystems sind:

• Beschreibungen der einzelnen Prozesse

• Beschreibungen der einzelnen beteiligten Rollen

• Die ausgewählten Projektmanagementmethoden

• Vorlagen für notwendige Dokumente und Berichte

• Beteiligte Abteilungen der Unternehmung

• weitere Managementsysteme

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Durchführung Projektmanagement

Initiierung
Am Anfang eines jeden Projektes steht der Projektauftrag. Sei es von einem Lehrer, Dozenten, Professoren oder Abteilungschef, Geschäftsführer oder eines Kunden. Sobald der Projektauftrag erteilt wurde, werden die wichtigsten Eckdaten des Projektes erfasst und das Ziel exakt und eindeutig definiert. Dies geschieht zum Beispiel mit Hilfe eines Lastenheftes, Business Cases oder Kick-Off-Meetings. Wichtig für die weiteren Abläufe im Projektmanagement ist ein detaillierter Projektplan und eine ausgiebige Risikoanalyse.

Planung
Die Projektplanung ist neben Überwachung und Steuerung eine Kernaufgabe des Projektleiters. Für die Planung wird ein Projektplan erstellt, der im Laufe und auch nach Abschluss des Projektes als Referenz dient, mit der alle IST-Größen verglichen werden können. Für die Umsetzung bieten sich mehrere verschiedene Methoden (z.B. Projektstrukturplan oder Netzplantechnik VERLINKUNG nach unten).

Umfang der Projektplanung ist:

• Planung des Umfangs der zu erbringenden Leistung (Werke, Produkte, Dienstleistungen)

• Umfangreiche und detaillierte Terminplanung (eingeteilt in Phasen, Meilensteinen, Paketen oder Vorgängen in zeitlicher Abfolge)

• Planung der zur Verfügung stehenden Kosten und Schätzung des Kostenverlaufes des Projektes

• Planung Finanzierung und Regelung der Deckung der Projektkosten

• Planung von freien Ressourcen (Mitarbeiter, Sachmittel, Maschinen und Infrastrukturen)

Controlling
Zur Planung kommt das Controlling mit Überwachung und Steuerung als Kernaufgabe des Projektmanagements hinzu. Regelmäßige Soll- Ist- Vergleiche müssen mit dem aktuellen Projektfortschrittes und dem Projektplan durchgeführt werden, z.B. Kosten und Termineinhaltungen. Das heißt sämtliche aussagekräftige Daten werden erhoben und mit der Projektplanung verglichen. Kommt es zu Planabweichungen müssen geeignete Korrektur- oder Steuerungsmaßnahmen entwickelt und eingeleitet werden. Alle Berichte und Dokumentationen oder andere Projektbezogenen Texte müssen also so verfasst werden, dass der Projektleiter möglichst frühzeitig erkennen kann, wenn es zu Planabweichungen kommt. Damit werden alle Projektmanagementprozesse bei der Projektdurchführung miteinander verknüpft.

Projektabschluss
Ist das Projekt erfolgreich fertiggestellt, obliegt dem Projektleiter die Aufgabe sich die Abnahme der Projektergebnisse beim Auftraggeber / Chef einzuholen. Zusätzlich müssen abschließende Kalkulationen erstellt und Projektabschlussbericht erstellt, sowie sämtliche Erfahrungswerte, Dokumente und Protokolle / Berichte abgesichert und eine Auflösung des Projektteams eingeleitet werden.

Kommunikationsplan
Da in einem Projekt mehrere Instanzen (z.B. Auftraggeber, Top-Management, spezielle Abteilungen aus der Unternehmung, das Projektteam) an der Umsetzung bzw. Durchführung beteiligt sind, gehört es einer ordnungsgemäßen und klaren Kommunikation zwischen allen Beteiligten. So werden zu Beginn eines Projektes alle bedarfsgerechten Informationen über Projektstatus, Offene Punkte und getroffene Entscheidungen in einem Kommunikationsplan definiert. Damit die unterschiedlichen Interessen nicht die Durchführung des Projektes beeinflussen, müssen die Verantwortlichen aktives Stakeholdermanagement betreiben. Dazu zählt termingerechte Informationsübermittlung an Projektbeteiligte, eine klare und allgemein verständliche Kommunikation mit den Beteiligten und das Eingehen der Verantwortlichen auf dessen Fragen, Sorgen und Probleme. Darüber hinaus werden Projektinformationen, wie Erfassung, Verarbeitung, Auswertung, Weiterleitung und Archivierung, sowie Zugangsberechtigungen der Projektdaten, in dem Kommunikationsplan festgehalten.

Risikomanagement
Hinter jedem Projekt verbergen sich Risiken, Unsicherheiten und/oder Gefahren. Diese sollten rechtzeitig identifiziert und deren Lösung formuliert werden. Deshalb ist ein Risikomanagement eine Pflichtaufgabe, die vor, während und nach Abschluss des Projektes geführt werden sollte. Es befasst sich mit der Identifikation, Analyse, Bewertung und Beherrschung/Steuerung, sowie Vorsorge und Überwachung der möglichen Risiken im Rahmen eines Projektes. Das können z.B. Verspätungen bei Lieferungen, Ausfall von Mitarbeitern oder Technik, sein. Die Risiken werden dabei nach ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit, den Auswirkungen und dem verursachten Schaden qualifiziert. Zu jedem Risiko sollte eine adäquate Gegenmaßnahme (z.B. Risikovermeidung durch Eliminierung oder Risikoverminderung durch Reduzierung von Risikofaktoren, Änderung des Projektplans, Risikoabwälzung durch vertragliche Übertragung eines Risikos auf andere Partei, Risikofinanzierung durch Rücklagen oder Versicherung, Entwicklung von Fallback-Plänen oder Akzeptieren eines Risikos) geplant werden. Um eine strukturierte Übersicht über alle möglichen Risiken zu erhalten, werden sie oftmals in Kategorien eingeteilt (z.B. technische ~, betriebswirtschaftliche ~, personelle ~ und politische Risiken, Wettbewerbs- und Marktrisiken, Risiken aus Projektumfeld).

Qualitätsmanagement
Mit Qualitätsmanagement werden alle Tätigkeiten, Aufgaben und Methoden bezeichnet, die zur Planung, Sicherung, Verbesserung und Prüfung des Projektes gehören. Dem Qualitätsmanagement untergeordnet ist das Projektmanagement, da hier i.w.S. Produkte erstellt werden, die im QM überprüft werden müssen.

Recht
Die rechtlichen Aspekte rund um Projekt, Projektabschluss, Verträge und Mangelansprüche, aber auch weit über diese hinaus sollten bekannt sein, damit es nicht zu Problemen, ungewollten Verbindlichkeiten oder gar Strafen im Laufe des Projektes (oder danach) kommt.

Unter Soft Skills sind die speziellen Fähigkeiten gemeint, die ein Projektleiter benötigt, um ein Team zu führen, zu motivieren und zu steuern. Dies können u.a. Teamführung, Sozialkompetenzen, Selbstmanagement und Stressbewältigung, aber auch Kommunikationsfähigkeit und Teamfähigkeit
sein (uvm.).

Projektmanagement-Methoden

Die Wahl, welche Methode zum Projekt passt, hängt von zahlreichen Parametern (z.B. Projektphase, -größe, -art, Branche usw.) ab. Es gibt populäre Methoden, wie die Projektstrukturplanung, Netzplantechnik, Meilensteintrendanalyse, Lean Project Management, Kanban und Earned Value Analyse.


1. Projektstrukturplanung
Bei dem Projektstrukturplan werden die Tätigkeiten eines Projektes hierarchisch in operationalisierbaren Einheiten gegliedert. Zum Vorteil ist die bildliche Darstellung des Projektes, die von allen Beteiligten leicht zu verstehen ist und die Projekte können aus mehreren einzelnen Bestandteilen zusammengesetzt werden. Im Gegensatz dazu ist die Darstellung eher gewöhnungsbedürftig für Nutzer, die bisher nur mit Aufgabenlisten und Meilensteinen gearbeitet haben und bei komplexen Plänen kommt erschwerend hinzu, dass der Ablauf und vor allem die kritischen Weg schwierig zu erkennen sind.

Darstellungsformen:

• Baumdiagramm

• Mind Map

• eingerückte Tabelle

Anwendungsbereiche:

• Produkte

• Aufgabenstellungen

• Kosten

• Risiken und andere

2. Netzplantechnik
Die Netzplantechnik dient zur Überführung des Projektstrukturplans in eine dynamische Struktur, der den Ablauf des Projektes in einem Netzplan aufzeigt. Die wichtigsten Aufgaben sind über Meilensteine miteinander verbunden und deren Abhängigkeiten werden mit berücksichtigt. Mit Hilfe der Netzplanung können Termine bei mittleren und größeren Projekten auf Grundlage der Dauer der Teilaufgaben berechnet werden. Zudem werden Warnmeldungen erzeugt, falls Aufgaben in Verzug geraten (durch ein Gantt-Diagramm werden überfällige Aufgaben hervorgehoben) und der Projektleiter handeln muss. Außerdem können Optimierungen in den Anordnungsbeziehungen im Ablauf ermittelt werden. Jedoch sollte beachtet werden, dass erhöhter Aufwand besteht, bei Erstellung und Pflege eines Netzplanes, je komplexer und detailreicher ein Projekt ist.

Darstellungsformen:

• planarer Graph mit Knoten und Kanten

• Baumstrukturen

• Meilensteine

• Balkenplan oder vernetzter Balkenplan

Anwendungen:

• Zeit- und Terminpläne

• Ressourcenauslastungen

• Liefertermine

• Kapazitätsplanung

• Kostenplanung

• Strukturplanung

3. Meilensteintrendanalyse
Die Meilensteintrendanalyse ist eine einfache Methode, die zum Soll-Ist-Vergleich zwischen geplanten und tatsächlichen Endterminen für die einzelnen Meilensteine, dient. Dabei werden die Abhängigkeiten zwischen den Meilensteinen nicht mit berücksichtigt. Bei diesem Verfahren werden einfache und übersichtliche Darstellungen / Visualisierungen der Ergebnisse realisiert. Durch dieses können Trends recht leicht erkannt und interpretiert werden, sowie Planabweichungen sind rechtzeitig erkennbar. Nachteilig kann aber das nicht berücksichtigen der Abhängigkeiten unter den Meilensteinen sein. Hiermit entfallen Sichtbarkeit der Meilensteine, die direkten Einfluss auf Einhaltung des Endtermins haben. Dadurch wird es zudem schwierig die zukünftige Entwicklung und deren Auswirkungen auf das Projektziel vorherzusagen.

Darstellungsformen:

• einfache und übersichtliche Darstellungen / Visualisierungen

• Trendmuster

Anwendungen:

• Überwachung Fortschritt des Projektes

• frühzeitige Erkennung von Terminverzögerungen und Planabweichungen

4. Lean Project Management
Allgemein wird mit Hilfe des Lean Project Management versucht, Werte für alle Projektbeteiligten und –interessierten zu schaffen und Verschwendung zu vermeiden. Sämtliche Aktivitäten werden also immer (wiederholend) daran gemessen, ob die erwarteten Ergebnisse auf die Wertschöpfung des Kunden gerichtet sind, andernfalls wird diese Aktivität zurückgestellt oder gänzlich gestrichen. Vorteilhaft ist dementsprechend die Fokussierung auf den Kunden und deren Anforderungen, sowie auf die Ergebnisse anstatt auf die jeweiligen Aufgaben. Die Mitarbeiter sind auf das Projekt ausgerichtet und nicht-wertschöpfende Tätigkeiten werden eliminiert. Gegenteilig dazu sind die erhöhten Anforderungen an die Durchsetzungskraft und Konsequenz des Projektmanagers und des Projektteams.

Darstellungsformen:

Anwendungen:

5. Kanban
In Rahmen der Kanban-Methode werden die Projektplanung und Projektsteuerung übersichtlich und klar dargestellt (z.B. auf Karteikarten). Dadurch werden die einfachsten Abläufe übersichtlich dargestellt und werden von allen Beteiligten verstanden und können schnell aktualisiert werden. Allerdings ist hier der Methode Grenzen gesetzt. Komplexe und umfangreiche Projekte können schnell zu Verwirrung und Unübersichtlichkeit führen.

6. Earned Value Analyse
Im Laufe des Projektes werden regelmäßig der Fortschritt analysiert und daraus werden dann Prognosen erstellt. Dafür dienen die drei Kennzahlen Earned Value, Planned Value und Actual Cost, die weitere Kennzahlen (z.B. Cost Performance Index und Schedule Performance Index) ergeben, die zur Projektbewertung und zur Prognose dienen. Mit Hilfe der Earned Value Analyse können Ist-Soll-Vergleiche im laufenden Prozess der Projektumsetzung gezogen werden und daraus werden dann Prognosen zur Beurteilung des Projektfortschritts erstellt werden.

Software für Projektmanagement

Um das Projektmanagement zu erleichtern, empfiehlt es sich spezielle Software einzusetzen. Auch wenn es keine Allround-Softwarelösung für jedes Projekt gibt, so können viele wiederkehrende Aufgaben und standardisierte Prozesse schneller und unkomplizierter festgehalten und abgewickelt werden. Dabei ist die Entscheidung, welche Software sich für welches Projekt am besten eignet, oft die schwierigere. Darum können 4 Herausforderungen an die Tools formuliert werden:

• Ein einzelnes und eigenständiges Tool, was nicht mit anderen kompatibel ist Anbindung an bestehende IT-Umgebung

• Zugang aller Projektbeteiligte zum Tool und enthaltenen Informationen

• Bereitschaft aller Projektbeteiligte sich mit dem neuen Tool zu beschäftigen und es aktiv zu nutzen

Daraus können Basiskriterien zur Auswahl getroffen werden:

• Wahl auf das am besten angepasste Software-System

• Einführung neuer Software in einer Unternehmung muss mit Motivation und Schulung der Beteiligten/Mitarbeiter verbunden sein

• Software sollte nur die, für das Projektmanagement benötigte, Funktionen enthalten oder individuell Anpassbar sein (gleiches gilt für die Anwendung)

Richtlinien, Standards und Vorgehensmodelle im Projektmanagement

Bestimmte Richtlinien, Standard und/oder Vorgehensmodelle im Projektmanagement dokumentieren bewährte Vorgehensweisen.

• DIN 69901:2009 Projektmanagement – Projektmanagementsysteme

• ICB 3.0 und NCB 3.0

• PMBOK® Guide

• PRINCE2®

• Branchen- und fachspezifische Richtlinien und Vorgehensmodelle (z.B. das V-Modell XT, die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI), Scrum, oder das Critical Chain Project Management)

Projektmanagement-Organisationen

• International Project Management Association (IPMA) und GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V.

• Project Management Institute (PMI)

• AXELOS Ltd.

Quellen:
http://www.projektmagazin.de
http://www.selbstaendig-im-netz.de/2014/09/09/tipps/die-5-populaersten-projektmanagement-methoden-vorteile-nachteile-und-beispiele/

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