Kategorisierung und Klassifizierung

Welche Bedeutung im Informations- und Wissensmanagement haben Kategorisierung und Klassifizierung?

Klassifizierung und Kategorisierung haben eine fundamental wichtige Bedeutung, im Informations- und Wissensmanagement, da durch diesen Vorgang Informationen und Daten aller Art generiert, aufbereitet und geordnet werden können. Sachverhalte oder Statistiken werden aus den Informationen und Daten abgeleitet oder ausgewertet, die wiederum Grundlage für eine Entscheidungsfindung im Management sein können.
Informationen beziehungsweise Daten können nach bestimmten Kriterien angeordnet, in Komplexität reduziert und in einer übersichtlichen Form dargestellt werden.

Kategorisierung versus Klassifizierung

Beim Kategorisieren wird versucht, eine Menge an Elementen, die durch die gleichen Merkmale gekennzeichnet sind, zusammenzufassen. Ein Beispiel sind Menschen mit einem Universitäts- oder Hochschulabschluss. Sie können unter der Kategorie AkademikerInnen eingeordnet werden.

Beim Klassifizieren wird versucht, regelmäßig auftretende Grundformen (Typen) von Sachverhalten zu identifizieren und in eine Beziehung beziehungsweise Hierarchie zueinander zu bringen. Ein Beispiel kann in der Klassifikation von Berufen gefunden werden.

Was sind Funktionen, der Kategorisierung/ Klassifizieren beim Menschen?

Eine der wichtigsten Funktionen von Kategorisierung besteht darin, dass sie uns ermöglichen, neue Erfahrungen mit bereits vorhandenem Wissen in Kontakt zu bringen. Ohne Kategorien wären wir nicht in der Lage, uns in der Welt zu orientieren und von Erfahrungen zu profitieren. Wäre jedes Ereignis einzigartig, wüssten wir nicht, was wir tun sollten und welche Vorhersagen wir machen können. Erst die Zuordnung in einer Klasse ähnlicher Objekte oder Ereignisse erlauben uns, angemessen zu reagieren. Beispielsweise wird ein Arzt der einen Patienten untersucht, den Patienten anhand der Symptome in eine Krankheitskategorie einordnen und unterschiedliche Verlaufsprognosen treffen. Dadurch kann der Arzt die passende Therapiemaßnahme wählen und in die Wege leiten.

Kategorien sind die Grundlage der Funktion zu Verstehen. Kategorisierung erlaubt es, bereits vorhandenes Wissen auf neue Erfahrungen anzuwenden. Klassifiziert man ein wahrgenommenes Objekt wie beispielsweise ein Telefon, versetzt uns dies in die Lage Bestandteile dieses Objektes zu verstehen und angemessen mit ihm zu interagieren.

Eine weitere wichtige Funktion von Kategorien sind ihre Rolle, die sie beim lernen spielen. Neue Erfahrungen werden auf bereits vorhandenes Wissen bezogen, sie dienen aber auch dazu, die Wissensbasis zu modifizieren, die der Kategorisierung zu Grunde liegt. Kategorien werden nicht nur auf Erfahrungen angewendet, sie werden aufgrund von Erfahrungen auch erworben oder modifiziert.

Eine vierte Funktion von Kategorien betrifft die Unterstützung von Inferenzen. In Abhängigkeit davon, ob wir ein Tier als Hund oder Wolf kategorisieren, werden wir unterschiedliche Erwartungen über das Verhaltendes des Tieres haben.

Auch unser Denken beruht in hohem Maße auf Kategorien. Sowohl deduktive als auch induktive Schlüsse beziehen sich auf Kategorien von Objekten und Ergebnissen. Bei deduktiven Schlüssen inferieren wir von Eigenschaften einer Kategorie auf einen Einzelfall ( Alle Raben sind schwarz. Also ist der Weiße Vogel, kein Rabe), während induktive Schlüsse hypothetische Folgerungen von Einzelfällen auf die vermutlich zugrunde liegende Kategorie beinhalten (Dieses Säugetier hat eine Leber. Also haben alle Säugetiere eine Leber).

Kategorien sind auch bei Planungen und Prozessen der Handlungssteuerung beteiligt. Planen wir etwa in den Urlaub zu fliegen, müssen wir uns über die Dinge Gedanken machen, die wir in unserem Koffer mitnehmen wollen. Analog werden wir bei der Handlungsvorbereitung aktivieren, die die Ziele die man mit dem zur Wahl stehenden Handlungen erreichen kann.

Schließlich spielen Kategorien auch eine zentrale Rolle in der Kommunikation und in der Sprache.
Sprache erlaubt es uns, unser über gemeinsame Kategorien repräsentiertes Wissen zu kommunizieren.
Sprache ermöglicht es aber auch, vorhandenes kategorisiertes Wissen durch indirektes Lernen zu modifizieren. Der Hinweis eines Freundes, dass man sich in der Gegenwart von Klapperschlangen besser nicht bewegt, ermöglicht es uns, unser Verhalten zu verändern, auch wenn wir zuvor nie einer Klapperschlange begegnet sind.

Was ist Informationsmanagement?

Entscheidungen in Unternehmen können nur durch Grundlage vorliegender Informationen getroffen werden. Das Informationsmanagement spielt somit eine entscheidende Rolle für die Unternehmensführung und ist dadurch als ein Teilbereich der modernen Unternehmensführung anzusehen. Auch für alle Anderen Teilbereiche der Unternehmen ist das Sammeln, Verarbeiten und Auswerten von Informationen wichtig, damit effizient gearbeitet werden kann. Die Maßnahmen innerhalb des Informationsmanagements dienen daher sowohl der Sammlung, der Verarbeitung und Auswertung als auch der Weiterleitung der Information an die erforderlichen Stellen.
Insbesondere im Zeitalter der Digitalisierung, indem sich Unternehmen mit einer immer größeren Datenmenge konfrontiert sehen, ist ein effizientes Informationsmanagement wichtig. Die Informationen müssen zudem selektiert und kategorisiert beziehungsweise klassifiziert werden, um deren Relevanz einzuschätzen.
Gleichzeitig bietet die technische Entwicklung immer mehr Möglichkeiten zum Sammeln und Einholenden von Informationen.
Das Informationsmanagement dient daher dem zielfördernden und wirtschaftlich sinnvollen Umgang mit Informationen.

Persönliches Informationsmanagement

Informationsmanagement kann jedoch auch bei jedem einzelnen Mitarbeiter zum Tragen kommen und wird in diesem Zusammenhang auch als persönliches Informationsmanagement bezeichnet.
Dies umfasst sämtliche Aktivitäten eines Mitarbeiters, die er unternimmt, um für sich relevante Informationen zu erhalten, zu selektieren und zu nutzen. So werden aus einer unübersichtlichen Masse an Informationen, durch kategorisieren und klassifizieren, diejenigen nutzbar gemacht, die für die Aufgabenerfüllung des Mitarbeiters relevant sind.
Unterstützende Hilfsmittel für das persönliche Informationsmanagement sind beispielsweise Umleitungsregeln im E-Mail Postfach, das führen eines Kalenders oder das abonnieren relevanter Newsletters.

Was ist Wissensmanagement?

Beim Wissensmanagement steht die menschliche Expertise und der gesamte Erfahrungsschatz, das Verhalten und die Wertvorstellungen der Mitarbeiter im Fokus. Dieses Wissen, diese Informationen der Mitarbeitenden bezeichnet man im Gegensatz zu explizitem Wissen als implizites Wissen. Dieses Wissen in Form von Denkmustern, Erfahrungen und komplexen Verknüpfungen ist in den Köpfen der Wissensträger gespeichert und dadurch schwer zugänglich. Gebildet werden diese Denkmuster, Erfahrungen und komplexen Verknüpfungen mit Hilfe von Kategorisierung und Klassifizierung im menschlichen Gehirn. Es bildet die Grundlage für das Wissensmanagement. Nur ein Teil kann durch Aussprechen und Aufschreiben zu explizitem Wissen transformiert werden. Implizites Wissen hat den Vorteil, dass es durch die tägliche Arbeit und den kreativen Austausch mit anderen Personen der Organisation fortlaufend aktualisiert und weiterentwickelt wird.
Dieses vorhandene Wissen muss im Unternehmen vernetzt und zugänglich gemacht werden. Zusätzlich sollen die Mitarbeitenden neues Wissen generieren und externes Wissen über Kunden, Lieferanten, Partner und weitere externe Knowhow-Träger uns Unternehmen transferieren.
Zur Schaffung neuen Wissens muss der Transfer von explizitem Wissen zu impliziten Wissen aktiv gestaltet werden. Es ist wichtig zu verstehen, dass eine Organisation ohne Ihre Wissensträger nicht selbst neues Wissen erlangen kann. Sie hat allerdings die Aufgabe, die Rahmenbedingungen für diesen Wissensschaffungsprozess zu schaffen.

Operative Zielsetzung im Persönlichen Wissensmanagement durch die Methode Kategorisieren und Klassifizieren

Wenn man Dokumente aus Papier oder Zeitschriften ordnet oder die Ordner auf einer Festplatte strukturiert, wird bewusst oder unbewusst eine Kategorisierung oder Klassifikation erstellt. Welche Struktur dafür sinnvoll ist, hängt von der jeweiligen Nutzung und den Nutzern ab. Als allgemeingülltige Kriterien kann man festhalten, dass die Klassifikation logisch, nützlich und ergonomisch sein soll. Ein einfaches Merkprinzip lautet:

K- Klassifikationsprinzip:
Welches Unterscheidungsmerkmal für die Gruppenbildung ist am sinnvollsten? Beispiele dafür sind geographisch, chronologisch, thematisch, ob es eine Einteilung in verschiedene Projekte oder Prozessschritte geben soll.

L- Logik:
Sind die Gruppen überlappungsfrei und vollständig?

A- Anwendung:
Hilft die Klassifikation in der Anwendung?

S- Systematik:
Ist die Struktur deutlich und sind die Ebenen klar aufgeteilt?

S- Sparsamkeit:
Schont die Struktur die kognitiver Ressourcen, indem sie nicht mehr als sieben Elemente pro Ebene hat?

E- Einprägsam:
Sind die Gruppennamen einfach und aussagekräftig?

Quellen:

Pircher, Richard,Wissensmanagement Wissenstransfer Wissensnetzwerke, 2.Auflage, Erlangen, 2014.

Dr. Carolin Matouscheck, Was ist eigentlich Wissensmanagement?, enable2grow.com, 24.11.2020

http://esowi.univie.ac.at/ Grundlagen sozialwissenschaftlicher Methodologie: Empirische Forschung in den Sozialwissenschaften, 07.05.2012

https://www.psych.uni-goettingen.de/.de/cognition/publicationen-dateien-waldmann/2002_kategorisierung.pdf

bwl-lexicon.de, Informationsmanagement, Stand 29.09.2021