Kategorisierung und Klassifizierung

Welche Bedeutung im Informations- und Wissensmanagement haben Kategorisierung und Klassifizierung?

Klassifizierung und Kategorisierung haben eine fundamental wichtige Bedeutung, im Informations- und Wissensmanagement, da durch diesen Vorgang Informationen und Daten aller Art generiert, aufbereitet und geordnet werden können. Sachverhalte oder Statistiken werden aus den Informationen und Daten abgeleitet oder ausgewertet, die wiederum Grundlage für eine Entscheidungsfindung im Management sein können.
Informationen beziehungsweise Daten können nach bestimmten Kriterien angeordnet, in Komplexität reduziert und in einer übersichtlichen Form dargestellt werden.

Kategorisierung versus Klassifizierung

Beim Kategorisieren wird versucht, eine Menge an Elementen, die durch die gleichen Merkmale gekennzeichnet sind, zusammenzufassen. Ein Beispiel sind Menschen mit einem Universitäts- oder Hochschulabschluss. Sie können unter der Kategorie AkademikerInnen eingeordnet werden.

Beim Klassifizieren wird versucht, regelmäßig auftretende Grundformen (Typen) von Sachverhalten zu identifizieren und in eine Beziehung beziehungsweise Hierarchie zueinander zu bringen. Ein Beispiel kann in der Klassifikation von Berufen gefunden werden.

Was ist Informationsmanagement?

Entscheidungen in Unternehmen können nur durch Grundlage vorliegender Informationen getroffen werden. Das Informationsmanagement spielt somit eine entscheidende Rolle für die Unternehmensführung und ist dadurch als ein Teilbereich der modernen Unternehmensführung anzusehen. Auch für alle Anderen Teilbereiche der Unternehmen ist das Sammeln, Verarbeiten und Auswerten von Informationen wichtig, damit effizient gearbeitet werden kann. Die Maßnahmen innerhalb des Informationsmanagements dienen daher sowohl der Sammlung, der Verarbeitung und Auswertung als auch der Weiterleitung der Information an die erforderlichen Stellen.
Insbesondere im Zeitalter der Digitalisierung, indem sich Unternehmen mit einer immer größeren Datenmenge konfrontiert sehen, ist ein effizientes Informationsmanagement wichtig. Die Informationen müssen zudem selektiert und kategorisiert beziehungsweise klassifiziert werden, um deren Relevanz einzuschätzen.
Gleichzeitig bietet die technische Entwicklung immer mehr Möglichkeiten zum Sammeln und Einholenden von Informationen.
Das Informationsmanagement dient daher dem zielfördernden und wirtschaftlich sinnvollen Umgang mit Informationen.

Persönliches Informationsmanagement

Informationsmanagement kann jedoch auch bei jedem einzelnen Mitarbeiter zum Tragen kommen und wird in diesem Zusammenhang auch als persönliches Informationsmanagement bezeichnet.
Dies umfasst sämtliche Aktivitäten eines Mitarbeiters, die er unternimmt, um für sich relevante Informationen zu erhalten, zu selektieren und zu nutzen. So werden aus einer unübersichtlichen Masse an Informationen diejenigen nutzbar gemacht, die für die Aufgabenerfüllung des Mitarbeiters relevant sind.
Unterstützende Hilfsmittel für das persönliche Informationsmanagement sind beispielsweise Umleitungsregeln im E-Mail Postfach, das führen eines Kalenders oder das abonnieren relevanter Newsletters.

Was ist Wissensmanagement?

Beim Wissensmanagement steht die menschliche Expertise und der gesamte Erfahrungsschatz, das Verhalten und die Wertvorstellungen der Mitarbeiter im Fokus. Dieses Wissen, diese Informationen der Mitarbeitenden bezeichnet man im Gegensatz zu explizitem Wissen als implizites Wissen. Dieses Wissen in Form von Denkmustern, Erfahrungen und komplexen Verknüpfungen ist in den Köpfen der Wissensträger gespeichert und dadurch schwer zugänglich. Gebildet werden diese Denkmuster, Erfahrungen und komplexen Verknüpfungen mit Hilfe von Kategorisierung und Klassifizierung im menschlichen Hirn. Es bildet die Grundlage für das Wissensmanagement. Nur ein Teil kann durch Aussprechen und Aufschreiben zu explizitem Wissen transformiert werden. Implizites Wissen hat den Vorteil, dass es durch die tägliche Arbeit und den kreativen Austausch mit anderen Personen der Organisation fortlaufend aktualisiert und weiterentwickelt wird.
Dieses vorhandene Wissen muss im Unternehmen vernetzt und zugänglich gemacht werden. Zusätzlich sollen die Mitarbeitenden neues Wissen generieren und externes Wissen über Kunden, Lieferanten, Partner und weitere externe Knowhow-Träger uns Unternehmen transferieren.
Zur Schaffung neuen Wissens muss der Transfer von explizitem Wissen zu impliziten Wissen aktiv gestaltet werden. Es ist wichtig zu verstehen, dass eine Organisation ohne Ihre Wissensträger nicht selbst neues Wissen erlangen kann. Sie hat allerdings die Aufgabe, die Rahmenbedingungen für diesen Wissensschaffungsprozess zu schaffen.

Operative Zielsetzung im Persönlichen Wissensmanagement durch die Methode Kategorisieren und Klassifizieren

Wenn man Dokumente aus Papier oder Zeitschriften ordnet oder die Ordner auf einer Festplatte strukturiert, wird bewusst oder unbewusst eine Kategorisierung oder Klassifikation erstellt. Welche Struktur dafür sinnvoll ist, hängt von der jeweiligen Nutzung und den Nutzern ab. Als allgemeingülltige Kriterien kann man festhalten, dass die Klassifikation logisch, nützlich und ergonomisch sein soll. Ein einfaches Merkprinzip lautet:

K- Klassifikationsprinzip : Welches Unterscheidungsmerkmal für die Gruppenbildung ist am sinnvollsten? Beispiele dafür sind geographisch, chronologisch, thematisch, ob es eine Einteilung in verschiedene Projekte oder Prozessschritte geben soll.

L- Logik: Sind die Gruppen überlappungsfrei und vollständig?

A- Anwendung: Hilft die Klassifikation in der Anwendung?

S- Systematik: Ist die Struktur deutlich und sind die Ebenen klar aufgeteilt?

S- Sparsamkeit: Schont die Struktur die kognitiver Ressourcen, indem sie nicht mehr als sieben Elemente pro Ebene hat?

E- Einprägsam: Sind die Gruppennamen einfach und aussagekräftig?

Quellen:
Pircher, Richard,Wissensmanagement Wissenstransfer Wissensnetzwerke, 2.Auflage, Erlangen, 2014.

Dr. Carolin Matouscheck, Was ist eigentlich Wissensmanagement?, enable2grow.com, 24.11.2020

http://esowi.univie.ac.at/ Grundlagen sozialwissenschaftlicher Methodologie: Empirische Forschung in den Sozialwissenschaften, 07.05.2012

bwl-lexicon.de, Informationsmanagement, Stand 29.09.2021