„Wissensmanagement ist die systematische Erfassung von internem und externem Wissen, das für die aktuelle und künftige Wettbewerbssituation eines Unternehmens relevant ist“, und stellt ein Bestandteil der ISO 9001:2015 Zertifizierung dar. Mit dem Wissensmanagement sollen effektive Innovationen mit akzeptablem Aufwand erreicht werden.
Das Bausteinmodell nach Probst/Romhardt/Raub besteht aus zwei Kreisläufen. Dem inneren Kreislauf mit sechs Bausteinen, nämlich der Wissensidentifikation, Wissenserwerb, Wissensentwicklung, Wissens(ver)teilung, Wissensnutzung und Wissen Bewahrung. Und dem äußeren Kreislauf, welcher den inneren Kreislauf mit der Bewertung und den Zielen ergänzt und für die strategischen Steuerungsaufgaben und zur inneren Umsetzung genutzt wird. Zusammen stellen die Kreisläufe die Planung, Realisierung und Kontrolle dar. Vorteilhaft bei der Nutzung des Bausteinmodells ist, das die Prozesse strukturiert werden in logische und in sich abgeschlossene Phasen und es als Ursachen Findung von Problemen dienen kann.
Wissensziele sind Bestandteil der Planung und werden daher zu Beginn erfasst, um so als Wegweiser und Grundlage für die Beobachtung und Ausführung des Wissensmanagements zu dienen. Es gibt drei Arten von Wissenszielen und jede Art dient einer anderen Aktivität, doch alle Wissensziele dienen dazu das Wissensmanagement kontrollierbar zu machen.
Bei der Wissensidentifikation wird das interne und externe Wissen in verschiedenen Bereichen analysiert und dokumentiert, um so schlechten Entscheidungen vorzubeugen.
Für ein Unternehmen ist es wichtig sich neues Wissen anzueignen, um so eine gelungene Zusammenarbeit zwischen Internen und Externen zu gewährleisten. Um dies zu ermöglichen können Unternehmen sich das Wissen von anderer Firmen, externer Wissensträger, Stakeholdern und das Wissen aus Kooperationen zu Nutze machen.
Am wichtigsten ist beim Bausteinmodell das Erlangen neuer Fähigkeiten und besseren Ideen, sowie das Entwickeln neuer Produkte und Leistungsfähigeren Prozessen, umso mehr internes Wissen hervorzubringen. Hilfreich hierfür sind Gruppierungen von Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen/Bereichen, da somit unterschiedliche Perspektiven und fachliche Hintergründe einbezogen werden können und die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern gefördert wird.
Für die Wissensverteilung ist es wichtig zu wissen was, wo und wann benötigt wird, nur so können Erfahrungen und gewonnene Erkenntnis verteilt werden und isoliert vorhandenes Wissen verwendbar gemacht werden. Dieses Wissen kann aus der Wissensentwicklung oder dem Wissenserwerb entnommen werden, deshalb ist es wichtig, dass interne und externe Wissensbestände ersichtlich sind.
Für das Wissensmanagement ist es am wichtigsten das organisationale Wissen des Unternehmens produktiv zum Einsatz zu bringen. Um dies zu ermöglichen, muss die Barrieren beseitigt werden, um so die Nutzung des Wissens zu vereinfachen. Erst aus der Verknüpfung von Wissen zu innovativen Leistungen wird man Konkurrenzfähig. Nicht genutztes Wissen muss genutzt werden, um Potential für neue Innovationen zu schaffen.
Am wichtigsten bei der Wissensbewahrung ist das Verhindern von einer kollektiven Amnesie während der Reorganisation eines Unternehmens, es muss also die weitere Nutzung des Wissens gewährleistet werden. Dies kann durch Aufarbeitung, Speicherung und Aktualisierung der Wissensbasis erreicht werden.
Die Wissensbewertung ist ein Bestandteil des äußeren Kreislaufes und gehört zur Phase der Kontrolle. Sie dient dazu mit Methoden und Instrumenten des Unternehmens den Erfolg der Wissensziele zu kontrollieren und mit den erforschten Ergebnissen weitere Ziele zu entwickeln.
Für das Wort Wissen gibt es viele unterschiedliche Definitionen in den einzelnen Fachrichtungen. Das Gabler Wirtschaftslexikon definiert Wissen im Allgemeinen als „die Gesamtheit der Kenntnisse und Fähigkeiten, die Individuen zur Lösung von Problemen einsetzen. Wissen basiert auf Daten und Informationen, ist im Gegensatz zu diesen aber immer an eine Person gebunden.
Im Bereich Wissensmanagement wird wissen vom „Europäischen Leitfaden zur erfolgreichen Praxis im Wissensmanagement“ als „Kombination von Daten und Informationen, unter Einbeziehung von Expertenmeinungen, Fähigkeiten und Erfahrung, mit dem Ergebnis einer verbesserten Entscheidungsfindung“ definiert.
Es gibt viele Verschiedene Arten von Wissen, die zwei bedeutendsten sind jedoch das Explizite und Implizite Wissen. Explizites Wissen nehmen wir bewusst wahr und wird für einen bestimmten Anlass gewonnen und eingesetzt. Es wird in unserem Langzeitgedächtnis abgespeichert und ermöglich es uns somit nicht alltägliches, aber bereits gelerntes Wissen zu nutzen. Es kann sich in Worte, sowie Zahlen darstellen lassen und lässt sich direkt kommunizieren. Das Implizite Wissen hingegen entsteht durch die Routine, also den alltäglichen und gewohnten Handlungen und Erfahrung und wird daher auch als Erfahrungswissen oder intuitives Wissen bezeichnet. Implizites Wissen kommt aus unserem Unterbewusstsein und lässt sich nicht mit Worten und Zahlen erklären, weshalb es sich schwer mit anderen Menschen teilen lässt. Dieses Wissen entsteht und vergeht die ganze Zeit und wird andauernd von jedem persönlich genutzt. Das Wissen wird erweitert indem impliziertes Wissen nutzbar gemacht und mit dem explizitem kombiniert wird.
Wissen ist eines der vier Produktionsfaktoren, neben Boden, Kapital und Arbeit. In vielen Unternehmen ist Wissen zu 60% für die Gesamtwertschöpfung verantwortlich. Vom Wissen der Mitarbeiter hängt der Erfolg eines Unternehmens ab, denn durch besseres Wissen können Mitarbeiter besser auf Marktgeschehnisse reagieren und weiterhin steigert es die Innovationsfähigkeit und verhindert Fehler. Des Weiteren ist Wissen wichtig, dadurch das Erzeugen und Vermarkten von Produkten und Dienstleistungen immer komplexer wird und somit mehr Wissen benötigt wird, zudem verliert Wissen heutzutage schnell an Wert, dadurch alles stets durch Neues und Aufwendigeres ersetzt wird. Deshalb ist es wichtig das Wissen im Unternehmen durch ein gutes Wissensmanagement zu fördern und somit weiter konkurrenzfähig zu bleiben.
Bei der Wissensidentifikation wird angestrebt Informationen über vorhandenes Wissen im internen und externen Bereich, durch analysieren und dokumentieren von Wissen zu beschaffen. Somit erhält man ein Bild über die Daten, Informationen sowie die Fähigkeiten eines Unternehmens und es wird Transparenz über Wissensbestände geschaffen, um so schlechte Entscheidungen zu verhindern. Am wichtigsten hierbei ist, dass die Mitarbeiter ihre Expertise den anderen mitteilen. Zur Wissensidentifikation zählt weiterhin die Analyse und Beschreibung des Wissensumfeldes im Unternehmen. Zur Wissensidentifikation gehört nicht nur das persönliche Wissen der Mitarbeiter, sondern auch das organisationale Wissen des Unternehmens .
Ein Vorteil von Wissensidentifikation ist, dass kein Wissen mehr ungenutzt bleibt. Oft haben Mitarbeiter Wissen und Fähigkeiten, die über Ihren Aufgabenbereich hinausgehen und deshalb nicht genutzt werde. Durch die Identifikation dieses Wissens kann auch dieses gezielt genutzt werden, wodurch sich der Mitarbeiter wertgeschätzt fühlt und dem Unternehmen langfristig geholfen werden kann. Weiterhin spart die Identifikation von ungenutztem Wissen langfristig Zeit, da Fehler schneller erkannt und beseitigt werden können und Arbeitsabläufe effizienter laufen, dadurch die Mitarbeiter ihr Wissen untereinander teilen. Durch die Wissensidentifikation kann außerdem eine bessere und effizientere Arbeitsleistung herbeigeführt werden und das Wissen der einzelnen Mitarbeiter wird erhöht, wodurch sich die Arbeitsqualität verbessert. Zusätzlich kann durch die Wissensidentifikation die Innovation gestärkt werden, dadurch das Wissen der Mitarbeiter vielseitig genutzt werden kann und so Platz für neue Ideen geschaffen werden kann.
Zum Identifizieren des Wissens in den Köpfen der Mitarbeiter, sowie des bereits aufgezeichneten Wissens gibt es viele Methoden und Werkzeuge.
Das Kompetenzrad wurde von Prof. Klaus North zusammen mit der IHK Lahn-Dill entwickelt und visualisiert den Ist- und Soll-Stand der Kompetenzen einer Person, sowie mögliche Entwicklungen und ermöglicht so eine gezielte Qualifizierung und Personalentwicklung. Des Weiteren kann es zur Optimierung der Einarbeitung genutzt werden.
Die Wissensträgerkarte wird genutzt, um die Kenntnisse und Kompetenzen einzelner Mitarbeiter in einem Team oder einem Bereich deutlich zu machen und beruht auf dem Konzept des Kompetenzrads. Es ermöglicht es zu erkennen wer was wie gut kann im Team und wo Kompetenzlücken sind bzw. wo das Team von einzelnen Wissensträgern abhängig ist.
Die Gelben Seiten erleichtern den Zugang zu namentlich nicht bekanntem Expertenwissen und erweitern so das Adressverzeichnis.
Die sozialen Medien haben viele Anwendungsmöglichkeiten. Man Unterscheidet grundsätzlich zwischen Social Marketing, wozu die Kundenbetreuung, Kundenkommunikation, Kundengewinnung, Mitarbeiter-Akquise und Entwicklung von Image und Marke gehören, dem Social Intranet, was die Mitarbeiter- und Projektkommunikation, internes Microblogging zum agilen Projektmanagement und interne Activity Streams umfasst und dem Social Learning welches alle Themenbereiche der Sozialen Netzwerke erfasst, die zum Lernen genutzt werden.
Die Wissenslandkarte wird genutzt, um grafisch die Wissensbestände, deren Zusammenhänge und Experten darzustellen. Es gibt mehrere Arten der Wissenslandkarte. Die erste wäre die Wissensstrukturkarte, womit die Strukturen eines Sachverhaltes oder Wissensgebiets durch Abbilden von Beziehungen, Zusammenhängen und Abhängigkeiten wiedergegeben wird. Beispiele sind z.B. Mind-Maps, Concept Maps und online- Wissenslandkarten. Die zweite Art wäre die Wissensträgerkarte oder auch Wissensquellkarte genannt. Sie bildet kein Wissen ab, sondern Quellen, die auf das Wissen verweisen, wie beispielsweise die oben genannten Gelben Seiten. Als drittes hätten wir die Wissensanwendungskarten, sie umfassen Wissensbedarf, Wissensträger und Wissensbestände und zeigen wer, wann, welches Wissen benötigt bzw. in Anspruch nimmt. Die letzte Art der Wissenslandkarte ist die Wissensentwicklungskarte, welche den schrittweisen Aufbau von Wissen darstellt und dazu genutzt wird Wissenslücken zu finden und zu beseitigen.
Fehler enthalten Wissen, aus dem ein Unternehmen lernen kann, deshalb ist es wichtig ein Fehlermanagement zu betreiben, damit Fehler gefunden, beseitigt und daraus gelernt werden kann, ansonsten werden diese Fehler immer wieder auftreten. Ziel beim Fehlermanagement ist es die Kernursache für den Fehler ausfindig zu machen und die Auswirkung des Problems begreiflich zu machen, hierfür gibt es viele Methoden, wie beispielsweise das Ishikawa-Diagramm oder der „8D Report“. Somit können langfristige Lösungen für Probleme gefunden werden. Somit werden nicht nur bereits bestehende Probleme beseitigt, sondern auch künftige Fehler können vermieden werden.
