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Jurist im Unternehmen - Kommunikation
Wege und sonstige Regeln der Kommunikation
Fragen, die sich in der Praxis für einen Unternehmensjuristen stellen, sind häufig:
- Soll ich mich schriftlich oder mündlich äußern?
- Wann nutze ich welche Form der Beratung?
- Wen informiere ich über meine Arbeit?
- An wen sind meine juristischen Ausführungen adressiert?
A. Form der Beratung
Wird ein Jurist um Unterstützung gebeten, muss er meist die rechtlichen Implikationen gegenüber seinem internen Kunden (Geschäftsführung, Fachabteilung, andere Unternehmensangehörige) schildern. Dabei kann er sich grundsätzlich beispielsweise folgender Mittel bedienen (Liste nicht abschließend!):
- schriftliche Ausarbeitung, die in traditioneller Form (Papier und Unterschrift) überreicht wird,
- schriftliche Ausarbeitung, die als elektronisches Dokument übermittelt wird,
- eine kurze Ausarbeitung in einer elektronischen Nachricht,
- persönlich oder telefonisch erklärt.
Folgende Aspekte sind bei der Wahl der Kommunikationsmittel von Bedeutung:
- die zur Verfügung stehende Zeit,
- erwartete Genauigkeit der Antwort ("grobe Information" oder "ich will jetzt eine genaue Arbeitsgrundlage haben"),
- Wichtigkeit der Angelegenheit (Millionenauftrag oder ein Vertrag über einen geringfügigen Betrag?),
- Ziel der juristischen Auskunft (Absicherung oder Sondierung der Rechtslage?),
- Folgen der Auskunft für den Adressaten (die Arbeit wird erleichtert oder erschwert?),
- Übereinstimmung mit den Erwartungen des Adressaten (kann juristisch das bestätigt werden, was der Anfragende selbst denkt, oder nicht?)
Dazu folgende Szenarien:
Übungsszenario 8: Heikle Angelegenheit
Übungsszenario 7: Ausarbeitung für den Gesellschafter
Übungsszenario 10: Absicherung der Vorgehensweise
B. Adressatenkreis
Auch im Hinblick auf den Adressatenkreis sind einige Überlegungen anzustellen. Es ist stets zu überlegen, ob nur die anfragende Stelle zu informieren ist oder ob die Information breiter zu streuen ist. Folgende Aspekte sind dabei zu beachten:
- welche Wünsche hat der Ratsuchende diesbezüglich geäußert?
- sind eventuell die anderen, aus meiner Sicht zu informierenden Adressaten, in der Organisationsstruktur über- oder untergeordnet?
- ist die Angelegenheit wegen interner Anordnungen bzw. externer Verpflichtungen vertraulich?
- welcher Personenkreis bearbeitet die betreffende Angelegenheit normalerweise?
Übungsszenario 12: Info an alle bei Geheimhaltungsklausel
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