Das persönliche Wissen zu managen und zu verwalten bildet die Basis für effektives Lernen und speichern der Informationen im Gedächtnis. Durch das Einsetzen verschiedener Hilfsmittel, kann das eigene Wissen in vielen Fällen besser erfasst und abgerufen werden. Bei diesen Hilfsmitteln kann es sich zum einen um externe Hilfsmittel handeln, welche durch viele verschiedenen Anbieter dem gewillten Nutzer zur Verfügung gestellt werden, aber auch um Methoden, welche dem Selbstmanagement dienen. Gerade im Bereich des Selbstmanagement spielt die eigene Disziplin und der eigene Wille diese Techniken auch strikt umzusetzen eine essenzielle Rolle. Ohne die Überwindung der eigenen Trägheit, kann eine solche Methode kaum sinnvoll eingesetzt werden. Dies ist Nachteil und Vorteil zu gleich. Wenn diese Methoden umgesetzt werden, hat man jederzeit Zugriff auf jenes Wissen und ist an keinerlei andere Quellen oder Zugänge gebunden. Genau dieser Aspekt ist ein großer Nachteil bei externen Hilfen. Zwar ist die Handhabung teilweise einfacher und erfordert nicht zwingend so viel Disziplin wie das Selbstmanagement, doch ist stets ein geeigneter Zugang (z.B. das Internet) nötig.
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